電子帳簿保存法に対応するためのツールは数多くあります。自社に最適なツールを選ぶためのポイントと、おすすめのツールを紹介します。

スキャナー

紙の書類を電子化するにはスキャナーが必要です。以下のような選択肢があります。

ドキュメントスキャナー：ScanSnapシリーズは、両面同時読み取りや自動給紙機能を備え、大量の書類を短時間で電子化できます。iX1600などの最新モデルは、読み取り後自動でクラウド保存まで行えます。

複合機のスキャン機能：オフィスに既にある複合機のスキャン機能を活用する方法。コストを抑えられますが、大量スキャンには時間がかかります。

スマートフォンアプリ：Adobe ScanやGoogleドライブのスキャン機能を使えば、スマートフォンのカメラで手軽にスキャンできます。外出先での領収書の電子化に便利です。

クラウドストレージ

保存先としてのクラウドストレージを選ぶ際のポイントです。

Google Workspaceは、ユーザーあたり月額750円から利用可能。Gmailとの統合が強みで、メールに添付された請求書を自動的に保存する仕組みも作れます。検索性が高く、ファイル名だけでなく内容も検索できます。

Microsoft 365 Businessは、ユーザーあたり月額750円から。SharePointを使って、部門ごとに階層的な文書管理が可能。ExcelやWordとの親和性が高いです。

Dropbox Businessは、ファイルのバージョン管理とセキュリティに強み。過去のバージョンにいつでも戻せます。

クラウド会計ソフト

freeeは、個人事業主から中小企業まで幅広く使われています。銀行口座やクレジットカードとの連携自動化に強み。電子帳簿保存法の要件を標準で満たしており、初心者でも安心して使えます。価格は年払いで月額約2,000円から。

マネーフォワードクラウドは、freeeよりさらに細かい設定が可能。自動仕訳の精度が高く、経理担当者の負担を大幅に軽減します。会計だけでなく、給与計算や請求書管理も一元化できます。価格は年払いで月額約2,500円から。

文書管理システム

Sansan InvoiceAgentは、請求書の受領から承認、支払いまでを一元管理。AI-OCRによる自動データ入力と、ワークフロー承認機能を備えています。月額数万円からと高めですが、処理件数が多い企業には投資対効果が高いです。

タイムスタンプサービス

電子保存の真実性を確保するためのタイムスタンプサービスも重要です。日本データ通信協会が認定したタイムスタンプサービス（AmberFinなど）があります。クラウド会計ソフトの多くは標準でタイムスタンプ機能を備えています。

選び方のまとめ

個人事業主・小規模事業者：freeeやマネーフォワードのクラウド会計ソフト＋スマホアプリのスキャンで十分対応可能。予算は月額2,000〜3,000円程度。中規模企業：クラウド会計ソフト＋ドキュメントスキャナー（ScanSnap）＋クラウドストレージ。予算は初期5〜10万円＋月額1〜3万円。大企業：文書管理システム（InvoiceAgentなど）＋業務プロセス全体の見直し。予算は月額数万円〜。

まずは無料トライアルで使い勝手を確認し、自社の業務フローに合うかどうかを検証してから導入することをおすすめします。