電子帳簿保存法とペーパーレス化対応の比較と代替手段の検討

電子帳簿保存法に対応する方法はいくつかあります。この記事では、主要な保存方法やツールを比較し、自社に最適な選択肢を見つけるお手伝いをします。

紙保存との比較

従来の紙保存と電子保存を比較します。

項目	紙保存	電子保存
保存コスト	保管スペースやファイリングコストがかかる	クラウド費用のみで安価
検索性	手作業で探す必要あり	キーワードで即検索可能
バックアップ	物理的な複製が必要	自動バックアップ可能
災害リスク	火災・水害で消失リスク	クラウドなら分散保存で安心
法対応	電子取引は紙保存不可	電子取引は電子保存が必須

2022年の法改正以降、電子取引については紙保存が認められていないため、少なくとも電子取引データについては電子保存が必須です。

クラウドストレージの比較

代表的なクラウドストレージを比較します。

Google Driveは、月額250円（200GB）から利用可能で、Googleアカウントがあればすぐに使えます。ファイルの検索性が高く、共有も簡単です。ただし、タイムスタンプ機能は別途対応が必要です。

Dropboxは、ファイルのバージョン管理機能が充実しており、過去30日間のファイル履歴を保持できます。セキュリティ面でも定評があり、法人向けの管理機能も豊富です。

OneDriveは、Microsoft 365との統合が強みで、ExcelやWordのファイルをそのまま管理できます。法人契約ならSharePointとの連携も可能です。

クラウド会計ソフトの比較

freeeは、銀行口座やクレジットカードと連携して自動で取引データを取り込めます。電子帳簿保存法の要件（タイムスタンプや改ざん防止）を標準で満たしており、初心者にも使いやすいインターフェースが特徴です。

マネーフォワードクラウドも同様の機能を提供し、freeeと比較すると、より細かい設定が可能です。自動仕訳の精度が高く、経理担当者の作業負荷を大幅に軽減できます。

文書管理システムの比較

より厳格な管理が必要な中堅・大企業向けには、専用の文書管理システムもあります。Sansanの「InvoiceAgent」は、請求書の受領から承認、支払いまでを一元管理できます。AI-OCRによるデータ入力の自動化も可能です。

選択のポイント

自社に最適な方法を選ぶための基準をまとめます。従業員規模：小規模（1〜10名）ならクラウドストレージや会計ソフトがおすすめ。中規模（10〜100名）なら会計ソフト＋ストレージの組み合わせ。大規模（100名以上）なら文書管理システムの導入を検討。取引量：月間の取引数が多いほど、自動化ツールの恩恵が大きくなります。予算：初期費用を抑えたいならクラウドストレージから始めるのも手です。